Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: Aufwand steigt, weniger Dynamik
Soziale Einrichtungen und digitalisierte Prozesse: Das ist für die einen selbstverständlich, für andere noch immer ein Widerspruch. Wie es um Digitalisierung und Standardisierung der Arbeitsabläufe in kirchlichen und sozialen Einrichtungen steht, zeigt der IT-Report 2026 der Katholischen Universität Eichstätt-Ingolstadt.
Erstaunlich: Reifegrad bleibt auf niedrigem Niveau
So steht es um die Digitalisierung in der Sozialwirtschaft: Seit 2007 untersucht der „IT-Report für die Sozialwirtschaft“ verschiedene Aspekte der Digitalisierung in der Branche. Die Katholische Universität Eichstätt-Ingolstadt führt dafür jährliche Befragungen durch, deren Schwerpunkte im Dreijahresrhythmus wechseln. 2026 stand der Reifegrad der Geschäftsprozesse im Mittelpunkt. Der Report zeigt ein interessantes Spannungsfeld für die Sozialwirtschaft: Die Bedeutung von IT wächst, die Investitionen steigen und auch die IT-Kompetenz in den Organisationen entwickelt sich weiter. Gleichzeitig bleibt der Reifegrad vieler zentraler Prozesse auf einem erstaunlich niedrigen Niveau.
In den letzten 15 Jahren sind die Gesamtaufwendungen für die IT kontinuierlich gestiegen. Seit 2011 haben sie sich nominal verfünffacht. Eine Abschwächung dieses Trends ist nicht erkennbar, im Gegenteil: Der Mittelwert ist zuletzt sprunghaft um rund eine Million Euro gestiegen. Hochgerechnet auf die gesamte Branche gab die Sozialwirtschaft in Deutschland im vergangenen Jahr rund 1,9 Milliarden Euro für IT aus.
Deutliche Verschiebungen bei den wichtigsten IT-Themen
Auch die IT-Kompetenz des eigenen Personals wird von den befragten Führungskräften höher eingeschätzt als bei früheren Untersuchungen. Gleichzeitig gehen Wichtigkeit und Zufriedenheit bei einzelnen Kompetenzen noch deutlich auseinander – etwa bei IT-Sicherheit und der Nutzung neuer Digitaltechnologien. Der Bedarf an bestimmten Kompetenzen ist folglich immer noch größer als die vorhandenen Ressourcen.
IT-Themen stehen bei 40 Prozent der befragten Unternehmen „fast immer“ auf der Tagesordnung von Leitungsgremien. Gegenüber 2020 entspricht das einem Anstieg um 11 Prozentpunkte. Nur bei einem Prozent der Befragten ist IT nie ein Thema. Die wahrgenommene Wichtigkeit der Themen hat sich aber geändert: Künstliche Intelligenz wurde erstmalig abgefragt und landete direkt auf dem ersten Platz, gefolgt von Datenschutz und IT-Sicherheit sowie neuen Formaten der IT-Unterstützung.
Zufriedenheit mit Branchen-Software
Ein Schwerpunkt des IT-Reports 2026 liegt auf dem Reifegrad der Geschäftsprozesse. Er beschreibt, wie weit Arbeitsabläufe standardisiert sind und ob diese Standards eingehalten werden. In den Bereichen „Leistungsabrechnung / Klientenverwaltung“, „Planung und Dokumentation von Hilfen“ sowie „Dienst- und Einsatzplanung“ zeigt sich ein ähnliches Bild: Nur etwa ein Viertel der Prozesse ist vollständig standardisiert. Selbst diese Standards werden meist nur „weitgehend“ oder „teilweise“ eingehalten. Jeweils rund ein Viertel der Prozesse ist nur teilweise oder gar nicht standardisiert.
Die eingesetzte Branchen-Software wird durchweg positiver bewertet als bei vorherigen Untersuchungen. Allerdings zeigen sich Unterschiede zwischen der Bedeutung einzelner Aspekte und der Zufriedenheit damit. Das gilt insbesondere für Bedienerfreundlichkeit, der Integrationsfähigkeit und der Anpassungsfähigkeit.
Kirchliche und soziale Einrichtungen: Spezial-Software setzt sich durch
Dass die Träger von kirchlichen und sozialen Einrichtungen mittlerweile verstärkt spezialisierte Branchen-Software einsetzen, zeigt ein Ergebnis aus dem Bereich Dienst- und Einsatzplanung. Während 2014 noch fast ein Drittel der Befragten Microsoft Excel hierzu verwendete, nutzen laut IT-Report 2026 heute nur noch 2,5 Prozent der Unternehmen die Tabellenkalkulation für die Planung.
Was bedeutet das für Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM), Kitas und andere soziale Einrichtungen? Trotz gestiegener IT-Kosten und besserer Software sind die Befragten auch 2026 nicht mit allen Aspekten ihrer digitalen Lösungen zufrieden. Die Annahme liegt nah, dass sich auch deswegen der Prozess-Reifegrad im Vergleich zu vorherigen Untersuchungen kaum verändert hat. Damit standardisierte Prozesse funktionieren, müssen die organisatorischen und personellen Voraussetzungen stimmen. Gleichzeitig muss die eingesetzte Software optimal auf die Besonderheiten der jeweiligen Einrichtung oder des Betriebs abgestimmt sein. Andernfalls bleiben manuelle Workarounds notwendig und damit ein Teil der Arbeit, der gerade durch Digitalisierung eigentlich reduziert werden soll.
Quelle: Eine Pressemeldung der PR-Agentur für Konica Minolta vom 24. September 2026.