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Selbst Ehrenamt schützt vor Datenschutz nicht: Darauf müssen Vereine, Verbände und NGOs beim Gebäudemanagement achten

Ob Turnverein, NGO oder Bildungsverband: Selbst ehrenamtliche Institutionen stehen nach der vor knapp drei Monaten am 25. Mai in Kraft getretenen Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) vor bürokratischen Hürden.Rene Rautenberg

Die DSGVO behandelt wichtige IT-Themen, aber auch scheinbar banale Fragen wie nach dem Bürozutritt. Darauf weist der Datenschutzexperte René Rautenberg von ER Secure hin. „Die DSGVO bedeutet für Vereine, Verbände und NGOs unabhängig von ihrer Mitgliederzahl vor allem bürokratischen Aufwand. Allerdings zwingt die Verordnung gleichzeitig, sämtliche Prozesse zu durchleuchten, die durchaus auch sicherheitsrelevant sind und oft vernachlässigt werden – wie Fragen rund ums Gebäudemanagement", erklärt Rautenberg.

Zutrittsberechtigung prüfen und dokumentieren

Datenschutz fängt bei der Frage an, wer überhaupt Zutritt zum Gebäude hat. „Es muss gewährleistet sein, dass nur Befugte Zutritt zu den Räumen haben. Bei rund 36 Mio. Vereinsmitgliedern in Deutschland zeigt sich die Dimension des Themas", erklärt Rautenberg. Ob dies durch Schlüssel, Chipkarten oder einen Empfang sichergestellt wird, sei dahingestellt. „Im Rahmen der DSGVO müssen der Zutrittsprozess und die Befugnis sauber dokumentiert sein. Gerade für kleinere ehrenamtliche Organisationen bedeutet dies einen hohen Verwaltungsaufwand", erklärt der Datenschutzexperte und rät etwa zu einem Schlüsselbuch. Bei Chipkartensystem ist darauf zu achten, dass diese datenschutzrelevant sind, weil sie auslesbar sind – woraus sich Rückschlüsse auf Mitglieder und ihr Verhalten ziehen lassen. „Bei einem Verstoß sehen sich die Organisationen Bußgeldern in einer Höhe von bis zu 20 Mio. Euro gegenüber", warnt Rautenberg. ER Secure bietet für dieses und andere Themen einen Fragebogen an, der den Prozess durchleuchtet und mit dem Vereine, Verbände und NGOs ihre Situation individuell dokumentieren können.

Sensibilisierung und Vorsicht vor Social Engineering

„Ehrenamtliche Institutionen sollten den Anlass nutzen, um ihre Mitglieder auch für dieses Thema zu sensibilisieren. Vielen ist überhaupt nicht bewusst, dass es Methoden wie Social Engineering gibt, bei denen sich Unbefugte durch zwischenmenschliche Beeinflussung Zutritt in Büroräume verschaffen, indem sie sich etwa geschickt nach einem Mitarbeiter erkundigen oder einen anderen glaubwürdigen Vorwand angeben", erklärt Rautenberg.

Vorsicht vor Videokameras

Zudem müssen Vereine, Verbände und NGOs wissen, dass selbst das Aufhängen von Videokamera-Attrappen überprüft und dokumentiert sein muss. Wer richtige Videokameras einsetzt, muss diese durch einen Datenschutzbeauftragten kontrollieren lassen. „Öffentliche Bereiche dürfen genau so wenig überwacht werden wie Mitarbeiter", warnt Rautenberg.

Hintergrund 

ER Secure ist ein Datenschutz-Managementsystem. Die Plattform unterstützt Unternehmen, die geforderten Vorgaben des EU-Gesetzgebers schnell und unkompliziert zu realisieren. Ziel ist es, dass Unternehmen durch eLearning-Tools intern selbst einen rechtssicheren Datenschutz implementieren. Gegründet wurde die Plattform von René Rautenberg, der bereits seit mehr als zehn Jahren ausgebildeter Datenschutzexperte ist und die Themen IT-Sicherheit mit Datenschutz kombiniert. Darüber hinaus können Unternehmen über ER Secure auf einen Online-Datenschutzbeauftragten zugreifen, um notwendige rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Die René Rautenberg GmbH zählt mit mehr als 20 Mitarbeitern und über 2.300 Kunden zu den führenden Anbietern auf diesem Gebiet. www.er-secure.de

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Mechtild Erpenbeck: Wirksam werden im Kontakt. Carl Auer Verlag GmbH (Heidelberg) 2017. 130 Seiten. ISBN 978-3-8497-0183-3.
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